资料搜集之前就要做好分类整理的准备的,要不然等到用的时候找着很麻烦。不过现在整理也不晚而且很有必要。资料的分类是资料整理工作的中心内容,是形成科学资料体系的重要过程。资料卡片摘录以后,就应该及时归类编目,纳入资料分类体系,构成一个资料分类管理的体系,为编制分类目录提供依据,为编修人员使用资料提供方便,在资料分类时,一定要保持资料的原形。注意资料形成的历史条件,原原本本地反映历史事实。
资料分类的形式主要有:
1.按问题分类
根据资料的内容、性质,分为若干问题(世系、世系录、人物传等等)分别归类。这是一种最常用的分类方法。这可以使内容相同的资料集中,便于查用。为了节省人力和时间,以谱书的篇目,作为问题分类的类目,以此来归纳资料。
2.按时间分类
就是以资料产生的年代,或以资料内容所属的年代作为划分的标准。一是按时期或朝代分类。如古代、近代、现代;或是明代、清代、民国时期。一是按纪年逐年分类,这种方法多用于历史事件(如义和团运动等),有利于反映一个事件或事物的历史发展过程及特点,对编写大事记、人物传较为方便,但不便于检索、查找。
3.按资料的载体分类
按资料的载体可分为两类:一是文字资料,如档案、报刊、图书等。一类是实物,如音像资料、图片、照片等。图书,按照一般的图书分类法,进行简单的分类和登记工作。报刊,按报刊的名称、年代、分别登记,一种报刊为一个单位。音像资料应登记、编号、装盒分别存放,或装人纸袋,并在纸袋上填写标题。图片、照片、可贴在一张纸上或装进纸袋,按所反映的内容或问题分类、编号,必要时,编制一个相同目录。
经过整理的资料,除登记外,为了便于查找和利用,还需要编制各种目录和索引,目录、索引采取簿式或卡片式均可。